Så skapar du en bra grund för Microsoft Copilot

om 7 minuter

Många organisationer vill komma i gång snabbt med AI och Microsoft Copilot. Det är förståeligt, men innan Copilot kan skapa verklig nytta med företagets data behöver grunden vara på plats. Om informationen i Microsoft 365 är svår att hitta, finns i flera versioner eller är för brett tillgänglig kan Copilot förstärka problemen i stället för att lösa dem.

AI readiness i korthet: Det handlar om att ha tydlig styrning, bra datakvalitet, rätt behörigheter, informationssäkerhet och användarkunskap innan AI införs på bred front. Det är också viktigt att skilja på olika typer av användning. Copilot kan skapa nytta i vardagen även innan allt är på plats, till exempel genom att hjälpa till med idéer, mötesanteckningar, formuleringar och enklare stöd i det dagliga arbetet. Men när Copilot ska arbeta med företagets egna data i Microsoft 365 blir grunden betydligt viktigare. Då påverkar informationskvalitet, behörigheter och säkerhet både hur användbara svaren blir och vilka risker som uppstår.

Varför kräver AI mer förberedelse än vanlig sökning?

När du söker själv får du en lista med träffar och gör din egen bedömning. AI gör mer än så. Den tolkar informationen du har åtkomst till och ger ett färdigt svar. Om informationen är gammal, felaktig eller känslig kan svaret därför också bli fel eller olämpligt.

Det här är inget nytt problem. När Delve infördes blev många organisationer överraskade över hur mycket information som redan var synlig genom befintliga behörigheter. Många stängde av funktionen i stället för att se över behörigheter och arbetssätt.

Om AI införs för snabbt kan det leda till felaktiga svar, dataläckage, juridiska risker, störningar i verksamheten och minskat förtroende.

Vad betyder AI readiness?

AI readiness betyder att organisationen är redo att använda AI på ett säkert och kontrollerat sätt. Det handlar inte bara om att slå på ett verktyg, utan om att ha rätt strategi, ansvar, säkerhet och informationskvalitet på plats.

1. Strategi, styrning och informationssäkerhet. Bestäm hur AI ska användas, vilken information som får användas och vilka regler som ska gälla. En AI-policy, klassificeringsmodell och tydligt ägarskap är viktiga delar.
2. Rätt behörigheter och skydd i Microsoft 365. Se över åtkomst, delade ytor och känslig information. Använd till exempel Microsoft Purview och andra säkerhetsfunktioner för att minska risken att AI visar information som inte borde användas.
3. Datakvalitet och informationsklassning. När Copilot arbetar med företagets data blir svaret inte bättre än informationen den får tillgång till. Rensa bort dubbletter, se till att informationen är aktuell och använd metadata och klassning för att göra innehållet tydligare.
4. Utbildning och gemensamma arbetssätt. Användarna behöver förstå hur AI ska användas, vad de ska vara försiktiga med och hur felaktiga svar eller olämpliga källor ska rapporteras.

När AI förstärker problemet

AI löser inte automatiskt dålig informationshantering. Om dokument saknar ägare, ligger på fel plats eller finns i flera olika versioner kan AI göra det ännu svårare att veta vad som gäller. Därför behöver arbetet börja med informationen, inte med själva AI-verktyget.

Om användare redan testar AI på egen hand är det också en signal om att organisationen behöver tydligare riktlinjer. Utbildning är viktigt, men den behöver kombineras med styrning, säkerhet och bättre datakvalitet.

Ramverk som kan hjälpa

ISO/IEC 42001 är ett ramverk för att styra och följa upp AI på ett strukturerat sätt. Det hjälper organisationer att arbeta med ansvar, risker, roller och förbättring över tid. För organisationer som redan arbetar med ISO 27001 kan det vara ett naturligt nästa steg.

NIST AI RMF är ett annat stöd för AI-riskhantering. Det kan användas för att skapa bättre struktur kring riskbedömningar, ansvar, transparens och uppföljning innan AI används brett.

Så kommer du i gång med AI readiness

Börja med att kartlägga nuläget. Titta på tre områden: compliance, teknik och användare. Vilka regler finns redan? Hur ser behörigheter och informationsklassning ut i Microsoft 365? Vet användarna hur AI ska användas på ett säkert sätt?

När nuläget är tydligt blir det enklare att prioritera rätt åtgärder. Det kan handla om att städa information, justera behörigheter, införa riktlinjer, utbilda användare och skapa rutiner för uppföljning.

Sammanfattning

AI readiness bör därför vara en naturlig del av införandet av Copilot. Med tydlig styrning, bra informationssäkerhet, rätt behörigheter, god datakvalitet och utbildade användare skapas bättre förutsättningar för säker och värdeskapande AI-användning.

Författare: Andreas Eriksson-Hammar och Sofia Maxe

FAQ om AI readiness och Copilot

Vad betyder AI readiness?

Att organisationen har rätt strategi, styrning, säkerhet, datakvalitet och kunskap för att använda AI på ett säkert sätt.

Varför är datakvalitet viktigt för Copilot?

Copilot använder information som användaren har åtkomst till. Om informationen är gammal, fel eller otydlig kan även svaret bli fel.

Hur minskar man risken för dataläckage?

Genom att se över behörigheter, känslig information, delade ytor och informationsklassning innan AI införs brett.

Vad är skillnaden mellan AI-utbildning och AI readiness?

AI-utbildning handlar om hur användarna ska arbeta med AI. AI readiness handlar om de grundförutsättningar som måste finnas bakom, till exempel styrning, säkerhet och datakvalitet.

När är en organisation redo för Copilot?

När organisationen vet vilken information Copilot får använda, vem som äger informationen, hur risker hanteras och hur användarna ska arbeta med verktyget.

Behövs informationsklassning innan Copilot införs?

Ja, klassning hjälper organisationen att förstå vilken information som är känslig och hur den ska skyddas.

Vad är ett bra första steg?

Börja med en nulägesanalys av behörigheter, informationsklassning, datakvalitet, riktlinjer och risker i Microsoft 365.