Produktivitetskonsultens 5 tips för effektiva Teamsmöten

för 2 år sedan

1. Förberedelser

Med risk för att låta som er interna IT-avdelning; starta om din dator regelbundet. Då undviker du onödiga buggar i dina system och ger programmen i din dator de bästa förutsättningarna för att lyckas utan strul. När du startar om händer lite andra saker med din dator än när du stänger av/sätter på, läs mer om det här.

• Starta upp Microsoft Teams och de dokument och filer du tänkt visa under ditt möte en god stund innan mötet ska dra igång.
• Tänk också på att stänga ner de program och fönster som du INTE vill visa dina deltagare när du delar skärm. (Till exempel det känsliga mejlet från din kollega, din varukorg från Zalando, eller kundrutan från ert CRM-system.)
• Beroende på vilket delningsalternativ du väljer under mötet kan du råka dela något som du inte avsett så det är klokt att avvärja den risken.

2. Fördela ansvaret

Det kan vara skönt att låta någon annan vara moderator när du håller i ett digitalt möte. Moderatorn kan hålla koll på talarordning, frågor i chatten, uppräckta händer och liknande, så att du kan fokusera på innehållet i mötet.

Gå in i mötesinställningarna och fördela rollerna i mötet. Gör du inga inställningar här innan ett möte så får alla deltagare rollen presentatör.

• Med rollen deltagare kan du delta i samtal/möten. Du kan se det som delas på skärmen och i dokument samt delta i chatten för mötet.
• Med rollen presentatör kan du göra allt som rollen deltagare kan. Du kan också vara den som delar din skärm eller ditt dokument med övriga deltagare. Som presentatör kan du också släppa in andra deltagare till mötet, ändra roller för deltagare och starta eller stoppa inspelning av mötet/samtalet.

3. Kamera och mikrofon, på eller av?

Kameran

• Att mötas av kollegor med kameran aktiverad under mötet skapar ett socialt sammanhang. Du som deltagare närvarar också på ett helt annat sätt när du har din kamera på. Däremot kan det vid stora möten ta mycket bandbredd och skapa problem för andra deltagare med svajigt nätverk. Om kameran ska vara på eller av är såklart en avvägning då det även finns de som blir stressade av att alltid ha kameran på. Men med tanke på den utbredda sociala distanseringen är min rekommendation att i så stor utstickning som möjligt ha kameran på för att främja medarbetarnas hälsa och känsla av gemenskap.
• Sätt dig gärna framför eller bredvid ett fönster så att du får bra ljus i ansiktet. Undvik alltid ljus bakifrån; kamerans bländare kommer sträva efter att göra bilden mörkare – så även ditt ansikte. Har du laptop kan en trave böcker under den ge kameran en bättre vinkel, minst ögonhöjd på kameran rekommenderas. En stökig bakgrund försämrar intrycket, se efter om du kan plocka undan lite eller använd någon av bakgrundseffekterna.

Mikrofon

• Vid mindre möten kan även mikrofonen lämnas på, för att den som talar ska få ”öronkontakt” och slippa tomheten som uppstår när alla mikrofoner är avstängda.
• Se till att ljudet är så fritt från störmoment som möjligt, använd helst ett bra headset. Är ni fler i samma rum är en ljudpuck att rekommendera.
• Ha koll på dina ljudinställningar. Det gör det mycket skönare för dig under arbetsdagen med många möten och det är sjysst mot dina kollegor.
• Fråga gärna de andra mötesdeltagarna emellanåt om hur ditt eget ljud uppfattas, det är inte alla som vågar säga till om det tex skrapar, är mycket bakgrundsljud eller annat som tröttar ut.

4. Var tydlig med önskad mötesstruktur

Vad är syftet med mötet och vad ska det resultera i?

• Var tydlig med agendan och hur lång tid olika moment förväntas ta, både i kalenderbokningen och inledningsvis i mötet.
• Tala om hur du önskar att deltagarna ska bidra och hur chatt och handuppräckningsfunktioner bör användas.
• Förbered deltagarna för när eventuella pauser ska vara och var noga med att hålla utlovade tider.

5. Var snäll

Vi har en fantastisk möjlighet i våra digitala möten men tekniken kan vara nyckfull och funkar inte alltid som vi vill. Ha lite extra tålamod; hjälp varandra.

Det finns inga dumma frågor – och inte heller några dumma tips! Ibland är lösningen enklare än man tror, precis lika enkelt som det är att glömma bort muteknappen när man börjar prata.

Vill du veta mer om hur du och ditt team kan arbeta produktivt i Microsoft Teams?

Kontakta mig!
Rebecca Liljemark
rebecca.liljemark(@)xenit.se
010 707 35 40