Nytt år och ett nytt Teams!

Under 2023 lanserades nya Teams som enligt Microsoft är snabbare, enklare och smartare än någon tidigare version. De allra mest nyfikna medarbetarna har haft möjlighet att prova nya Teams sedan några månader tillbaka, genom att klicka på knappen i Teamsfönstrets vänstra hörn. Från och med 31 mars 2024 finns det dock ingen återvändo till klassiska Teams länge – då blir nya Teams standard för alla. För dig som kontorsarbetare innebär nya Teams inte bara förbättrad prestanda utan även spännande funktioner som hjälper dig till mer produktiva och engagerande arbetsdagar. Här är några av de smarta uppdateringarna du bör ha koll på:

för 5 månader sedan

Hantera flera konton samtidigt

En nyhet som underlättar för många, inte minst konsulter, är möjligheten att vara inloggad på flera konton och tillhöra olika organisationer samtidigt. Klicka på din profilbild för att växla mellan konton (om du blivit tillagd i ett team med en annan mejladress) och organisationer (om du blivit tillagd i ett team i en annan organisation, med din huvudsakliga mejladress). Bredvid din profilbild hittar du en ikon som ger dig översikt över aktiviteter över alla dina konton och organisationer. Du behöver alltså inte byta miljö för att få syn på att någon exempelvis har omnämnt dig eller skickat dig ett meddelande.

Få styr på dina möten med gemensamma mötesanteckningar och Meet-appen

Att hålla och delta i Teamsmöten är kanske det som de allra flesta förknippar med Teams. Microsofts årliga undersökning Work Trend Index visar skrämmande nog att ineffektiva möten är vår främsta produktivitetstjuv i arbetslivet. Att våra arbetsdagar fylls med ineffektiva möten är en trend vi måste bryta under 2024! Detta tror jag vi framför allt gör genom att se till att bjuda in rätt personer till rätt möten, förbereda en genomtänkt agenda och skapa tydliga action points att arbeta vidare med efter ett möte.

För att skapa en genomtänkt mötesagenda kan du numera använda dig av Loop-komponenten som finns tillgänglig när du skapar en mötesbokning inifrån Teams. Loop-komponenten är redigeringsbar för alla som blir inbjudna till mötet, så att ni kan samskapa innehållet. När ni sedan startar mötet har ni i det övre menyfältet tillgång till knappen Notes (Anteckningar) där samma Loop-komponent med Agenda dyker upp, samt att ni kan skriva mötesanteckningar och uppföljningsuppgifter i samma fält. Allt detta sparas och går att hitta från Loop-appen eller om du i webbläsaren går till microsoft365.com och söker efter titeln på mötet. De uppföljningsuppgifter som noteras synkroniseras med deltagarnas To Do-app.

Ytterligare något som kan underlätta i mötesvardagen är den nya Meet-appen. Meet-appen (Möte om du har Teams på svenska) kan du söka upp bland alla appar i Teams och fästa som en del av din vänstermeny. Med Meet får du bra översikt över dina kommande möten med tillhörande dokument. Du kan skicka ut påminnelser till deltagare för de möten du håller i, skicka eller ändra RSVP till möten du bjudits in till och se och hantera möteskrockar. Du får också en lista över avslutade möten där du kan gå tillbaka till resurser som delades i mötet, komma åt möteschattar och inspelningar.

Skapa gemenskap i Immersive space

Ytterligare ett resultat från Microsofts Work Trend Index visar att 43 procent av ledare upplever att bygga relationer är den största utmaningen i distans- och hybridarbete. Att regelbundet ses för fysiska möten underlättar, men om arbetsstyrkan är utspridd geografisk är det lättare sagt än gjort. Tänk om vi i Teamsmöten kunde få till en liknande upplevelse av att bygga gemenskap som när vi ses i samma rum! Detta är vad Microsoft har försökt uppnå med Immersive space. Immersive space låter oss mötas i en tredimensionell virtuell värld. Det är utformat för att skapa en uppfattning om att vara fysiskt närvarande på samma plats, genom en helt ny ljud- och bildupplevelse. I immersive space kan vi ha flera parallella samtal pågående samtidigt, utan att prata i mun på varandra. Vi kan förflytta oss på platsen och interagera med olika personer. Du ansluter till mötet genom din Mesh-avatar som du kan anpassa utseendet på precis som du vill. För att aktivera Immersive space väl i ett Teamsmöte klickar du på View (Visa)-ikonen i övre menyfältet och väljer där Immersive space (Virtuell miljö) Varför inte prova att mötas i Immersive space nästa gång du har avstämningsmöte med ditt team?

Ny mer anpassad kanalupplevelse

Kanalerna är själva hjärtat av samarbete i Teams. Med den nya kanalupplevelsen som kommer med nya Teams kan du visa din senaste aktivitet antingen högst upp eller längst ned i inläggslistan, vilket ger dig möjligheten att snabbt nå det mest relevanta innehållet. Dessutom kan du ändra ordningen på dina kanalinlägg för att bättre anpassa ditt arbetsflöde. Svaren på en konversationstråd kommer att visas mer sammansvetsat med huvudposten och Teams kommer att filtrera ut och först visa de senaste svaren. Du kan enkelt själv klicka upp alla svar för att följa konversationen i sin helhet.

Ytterligare en nyhet i kanaler är att du enkelt kan öppna en konversation i ett separat fönster. Klicka på de tre prickarna vid inlägget och välj Pop out conversation (Öppna konversation i nytt fönster). Ändra storlek eller flytta fönstret enligt dina behov.

När du befinner dig i en kanal, eller en chatt för den delen, och vill söka reda på något specifikt för den här ytan kan du numera klicka på Ctrl + F för att få upp en kontextuell sökpanel i högerfältet. Skriv ditt sök-ord och få träffar bara utifrån innehållet i just den kanal eller chatt du just nu befinner dig i. Riktigt smart för att snabbare hitta det du är ute efter.

Sammanfattningsvis kommer 2024 helt klart att bli ett händelserikt år i Teamsvärlden. Nya uppdateringar lanseras kontinuerligt för att hela tiden anpassas till den nya tidens arbetsliv. Låt dig inspireras av de nya möjligheterna samtidigt som du ger dig själv utrymme att anpassa dig till förändringen. Vill du och dina kollegor ha hjälp i implementeringen av det nya, etablera nya gemensamma arbetssätt eller stärka er samarbetskultur finns vi på Xenit här som en snäll vän att ta rygg på!