för 6 månader sedan

Fördelar med att städa upp och få ordning i Microsoft 365

🌱 Minskad klimatpåverkan

Varje fil, e-post och bild vi lagrar kräver serverkapacitet, vilket i sin tur drar energi och bidrar till koldioxidutsläpp. Genom att rensa bort onödiga filer och gamla e-postmeddelanden minskar vi vårt digitala avtryck och hjälper till att sänka CO₂-utsläppen kopplade till datalagring.

💻 Längre livslängd för dina enheter

Ju mer data som lagras lokalt eller i molnet, desto mer måste dina enheter arbeta. Hårddiskar och SSD:er som konstant hanterar stora mängder data slits snabbare, vilket kan leda till sämre prestanda och kortare livslängd för datorer och servrar. Genom att hålla lagringen slimmad och effektiv kan vi förlänga livstiden på våra enheter och minska behovet av nya investeringar.

⚡ Snabbare och enklare att hitta information

I en rörig digital miljö kan det vara svårt att hitta rätt dokument eller mejl när du behöver dem. Onödiga filer och dubbletter gör att sökningar tar längre tid och att viktiga dokument kan hamna i skymundan. En digital städdag hjälper dig att hitta rätt information snabbare, minska stress och öka produktiviteten i vardagen.

🔐 Minskade säkerhetsrisker

Gamla dokument och mejl kan innehålla känslig information som borde raderas eller arkiveras på ett säkrare sätt. Om data ligger kvar i systemet i onödan ökar risken för att känslig information hamnar i fel händer vid en säkerhetsincident. Genom att rensa upp regelbundet förbättrar vi datasäkerheten och minskar risken för dataläckor.

💾 Mer lagringsutrymme – och lägre kostnader

Varje onödig fil tar upp plats på servrar och i molntjänster, vilket driver upp lagringskostnader och påverkar prestandan i våra IT-system. Genom att rensa bort gammalt och onödigt material kan vi frigöra serverutrymme, minska behovet av dyrare lagringslösningar och göra IT-miljön mer kostnadseffektiv.

Så organiserar du en digital städdag på ditt jobb

📅 När?
Digital Clean Up Day äger rum den 22 mars, så boka med fördel en dag i anslutning till detta datum för att vara med i den större rörelsen.

🎯 Mål:
✔️ Skapa en mer organiserad Microsoft 365 miljö
✔️ Bidra till en mer hållbar IT-användning
✔️ Göra det till en rolig och givande aktivitet för alla deltagare

Upplägg för dagen

Kickstart – Börja med en gemensam Teams-kickoff

📢 Kort introduktion: Varför gör vi detta? (Mer ordning, lättare att hitta rätt, mindre kaos!)
🎯 Gå igenom checklistan – vad ska vi fokusera på?
💬 Lägg till en lättsam touch – exempelvis en tävling (mer om det nedan).
⚖️ Be alla deltagare att kolla av hur mycket data de har lagrat, tex i OneDrive och Outlook för att kunna se hur mycket data ni tillsammans lyckats städa bort.

Städa tillsammans – Självständigt men ändå gemensamt

✅ Alla går igenom sin OneDrive, Outlook, Teams och SharePoint och rensar enligt checklistan (eller den del ni valt att fokusera på).
🎶 Spela en gemensam Spotify-lista för att skapa peppig stämning.
💡 Använd en Teams-chatt för att dela snabba rensningstips eller skicka en “high five” när något är klart.

Wrap-up och firande – Vad har vi åstadkommit?

🎤 Snabb runda i Teams: Hur mycket har vi rensat? Några oväntade fynd?
🏆 Priser eller utmärkelser – till exempel ”Dagens digitala Marie Kondo” (den som rensat mest) eller ”Mest oväntade filen” (roligast fynd).
🎉 Fira med digital fika eller bara en GIF-bonanza i chatten!

🏆 Extra roligt: Tävlingar och utmärkelser!

🔹 Flest raderade mejl – Den som lyckas rensa bort flest irrelevanta mejl.
🔹 Störst OneDrive-städning – Mest frigjorda GB från onödiga filer.
🔹 Gamla skärmklipp-bonanza – Den som hittar det mest nostalgiska eller udda skärmklippet.
🔹 Bästa Teams-filen som inte behövde sparas – till exempel ett 2019 års lunchschema…

📌 Efter städdagen – så håller vi ordningen

✔️ Bestäm en återkommande ”Digital Städdag” varje kvartal.
✔️ Lägg till en påminnelse i Teams eller Outlook för att hålla rensningen vid liv.
✔️ Inför smarta vanor, till exempel att radera skärmklipp direkt när de inte längre behövs.

Checklista

📂 OneDrive

✅ Rensa skärmklipp – Ta bort gamla skärmklipp du inte längre behöver.
✅ Hitta och radera dubbletter – Sök efter och ta bort kopior av dokument.
✅ Arkivera eller radera gamla filer – Flytta viktiga filer till en organiserad mapp och radera resten.
✅ Rensa ”Delat med mig” – Ta bort åtkomst till filer du inte längre behöver.
✅ Granska papperskorgen – Töm den så att filer du redan slängt inte ligger kvar och tar plats.

📧 Outlook

✅ Rensa gamla mejl – Arkivera eller radera det du inte längre behöver.
✅ Säg upp onödiga nyhetsbrev – Klicka på ”avsluta prenumeration” direkt på repetitiva utskick.
✅ Töm ”Skickat” och ”Borttaget” – Rensa dessa mappar för att frigöra utrymme.
✅ Flagga och hantera olästa mejl – Svara, arkivera eller radera direkt.
✅ Använd regler och filter – Styr in rutinmejl i specifika mappar automatiskt.

💬 Teams

✅ Arkivera inaktiva team – Om du äger ett team som inte längre används, arkivera det.
✅ Rensa upp i kanaler – Ta bort överflödiga kanaler som ingen använder.
✅ Städa upp i chattfiler – Radera gamla Excelark, bilder och dokument från ”Filer”-fliken i chattar.
✅ Radera gamla konversationer – Behöver du verkligen ha kvar gamla 1:1 eller gruppchattar från tillfälliga projekt?

📑 SharePoint

✅ Granska gemensamma dokument – Se till att filer i SharePoint är aktuella och relevanta.
✅ Rensa bort gamla versioner – Om versionshantering är påslagen, se över om äldre versioner kan rensas.
✅ Uppdatera metadata – Gör det lättare att hitta dokument genom att justera rubriker och taggar.

🔧 Övrigt

✅ Städa skrivbordet i Windows – Flytta viktiga filer till rätt plats och rensa bort skräp.
✅ Gå igenom OneNote – Har du gamla anteckningsböcker som kan arkiveras eller rensas?
✅ Se över dina uppgifter i To Do och Planner – Ta bort uppgifter som inte längre är aktuella.
✅ Rensa Teams-appar och integrationer – Ta bort appar du inte längre använder för att hålla Teams smidigt.