7 vanliga IT-misstag bland företag

Säkerhetsbrister, rörig miljö, dubbellagring och inaktiva team i Teams är några vanliga utmaningar många företag står inför. Vi vet att en smidig digital arbetsplats utan IT-strul är högt på priolistan. Därför har vi listat sju vanliga misstag med den digitala arbetsplatsen som du inte får missa!

för 10 månader sedan

Håll enheterna uppdaterade

Håller du inte dina enheter uppdaterade skapar du både ökade säkerhetsrisker men missar också funktionalitet och smidighet med Windows senaste uppdateringar. I vår tjänst Workspace 365 slipper du tänka på uppdateringar. Vi åtgärdar kritiska sårbarheter och håller enheterna uppdatera utan att du som kund behöver tänka på det.

Skapa ordning i Teams/ Teams Governance

För många organisationer blev införandet av Teams för flera år sen väldigt snabb och mer eller mindre en 1:1 flytt från filservrar. Filservrar och gamla lagringsytor migrerades aldrig bort och inga verktyg och automationsmöjligheter för att hålla miljön aktuell infördes. Detta har lett till utmaningar såsom dubbellagring, rörig miljö och inaktiva Teams. Vi ser ofta att gamla, ineffektiva och utdaterade arbetssätt fortfarande lever kvar.

Det går att råda bot på! Med rätt inställningar och verktyg från Microsoft kan ni etablera en bra Governance och livscykel i er miljö – Ordning och reda i Teams och M365 helt enkelt! Tre saker som är bra att börja med:

  • Avsätt tid för att hjälpa era användare att känna sig trygga i när de ska använda vilket verktyg och till vad. Du har igen den tiden framöver! Ni slipper leta efter varandras arbete och håller relevant information tillgänglig för de som ska ha den.
  • Att era teams inte har massa inaktuella gäster liggandes för alltid
  • Att gamla inaktiva teams rensas bort

Governance i Teams skyddar ditt innehåll genom att kontrollera vad dina slutanvändare kan göra med deras teams. Livscykelhantering för teams definierar och styr teamens livscykel från skapandet av teams och kanaler till hur teamen manageras under sin aktiva fas och till sist teams kvarhållning, borttagning och arkivering.

Kontinuerlig kontroll på klienters Compliance

Många cyberattacker och dataintrång hade kunnat minimeras och undvikas helt och hållet om klienters Compliance alltid var uppfylld. I Workspace 365 har vi återkommande kontroller över alla klienters Compliance och ser till att dessa uppfylls. Gör dom inte det så informerar vi kunden, alternativt tar kontakt med slutanvändaren för att åtgärda eventuella fel.

Kontrollerar din prestanda

Det kan vara många saker som gör att det helt plötsligt går långsammare att jobba för användarna. Det kan till exempel vara en specifik datormodell eller en applikation som spökar. I vår tjänst ingår återkommande kontroller av prestandan på klienterna i kundens miljö för att se om något sticker ut. När vi ser något från våra kontroller påbörjar vi genast en dialog för att lösa ursprungsproblemet.

Utbilda era användare inom M365 produktivitet

Inom Microsoft 365 finns det en mängd verktyg och applikationer som erbjuder en enorm potential för att öka produktiviteten och främja samarbete, men många organisationer kämpar med att utnyttja dessa verktyg på bästa sätt. Ofta är det kunskapsbrist och förändringsmotstånd som problematiken bottnar i.

Användarna behöver rätt utbildning anpassad efter deras situation och förutsättningar för att förstå verktygens potential och använda dem på ett effektivt sätt. En annan utmaning är att navigera genom den komplexa M365-sviten och välja rätt verktyg för specifika arbetsuppgifter. Det finns ett överflöd av applikationer och funktioner, och organisationer kan ha svårt att avgöra vilka verktyg som är mest lämpliga för deras behov. Detta kan leda till ineffektiv användning eller att vissa verktyg inte utnyttjas alls.

Återanvänd och återvinn er hårdvara korrekt

Elskrot är de avfall som har allra störst påverkan på klimatet. Trots detta återanvänds de sällan. Till exempel finns det ungefär 25 miljoner gamla mobiltelefoner i svenska hem som inte används. Idag har många komponenter och hela produkter så hög kvalitet att de kan återanvändas i stället för att återvinnas.

I vår Workspace365 tjänst kan ni välja att köpa hårdvara via store.xenit.se och låta oss ta hand om er återanvändning och återvinning. Genom att återanvända er elektronik kan ni spara orörda, begränsade naturresurser och minska ert ekologiska fotavtryck samtidigt som ni visar att ni tar hållbarhet på allvar. I återvinningen ingår en rapport som redovisar er CO2-besparing vilket kan vara av värde för er hållbarhetsrapportering.

Kontrollera att ni har tillräcklig Backup

Microsoft 365 är en omfattande molntjänst som hanterar er e-post, dokument, kalendrar och annan viktig affärsdata. Många företag antar felaktigt att Microsoft 365s interna backupfunktioner är tillräckliga för att skydda deras data men i Microsoft 365 ingår backup i endast 90 dagar. Det saknas även skydd från oavsiktlig radering, skadlig kod och interna användarmisstag. Det innebär att om företagets data av någon anledning förloras eller skadas inom Microsoft 365, kan det vara svårt eller till och med omöjligt att återställa den utan en separat backuplösning. Med Xenit Microsoft 365 Backup får ni ett enkelt, bekymmerfritt och skalbart sätt att säkra er data i Microsoft 365