7 vägar till harmoni i Teams
Du öppnar datorn för arbetsdagen och börjar på din projektrapport. En banner dyker upp från kollegan Marie om nya datorskärmar. Du tänker på nästa kontorsbesök. Tillbaka till projektrapporten. En Teams-notifikation om att Peter reagerat på ett meddelande. Tillbaka igen. Pling i mobilen från Magnus i en projektkanal som inte berör dig längre. Lunchdags, men projektrapporten är knappt påbörjad.
Känner du igen dig? Teams kan kännas som en tidstjuv. Det behöver det inte vara. Med rätt anpassning blir Teams ett kraftfullt verktyg för samarbete och produktivitet. Nedan följer ett antal tips som hjälper dig att kunna jobba ostört, samtidigt som du håller dig uppdaterad på viktig kommunikation i dina samarbeten.
för 6 månader sedan
1. Ställ in din status
Ska du sitta en längre stund med ett viktigt arbete kan du visa för dina kollegor att du inte vill bli avbruten. Klicka på din profil, och den lilla pilen nedanför din e-postadress. Här kan du välja statusen Stör ej. Så länge du har den här statusen får du bara aviseringar för meddelanden markerade som brådskande, och från dina prioriterade kontakter. Din status blir även synlig för dina kollegor genom en röd prick vid din profilbild.
2. Skräddarsy dina aviseringar
För att anpassa hur och vad Teams skickar dig aviseringar om så klickar du på ellipsen brevid din profil uppe i höger övre hörn i Teams-klienten. Klicka sedan på ”Inställningar”. Nu får du upp ett dialogfönster där du i menyraden hittar alternativet ”Aviseringar”. Under ”Team och kanaler” väljer du boxen ”Anpassad”. Här kan du ställa in precis vilka kanaler du vill ha notiser från, om du vill ha dem via en banner på skärmen eller enbart via aktivitetsfältet. notifikationerna för att stödja det som är viktigt för just dig.
3. Planera in uppföljningstid
Det tar ungefär 15–20 minuter för hjärnan att återfå fokus på en uppgift efter ett avbrott. Så de där till synes snabba klicken in i Teams under din fokustid kostar de facto rätt mycket från din tidsbank. Planera i stället in två kortare pass per dag då du avsiktligt och systematiskt går igenom, läser och svarar på dina aviseringar i Teams. Återgå sedan till ditt fokusarbete och jobba i lugn och ro. Har du tillgång till Viva Insights kan Viva hjälpa dig hitta och boka ledig tid i kalendern för det här.
4. Klicka i“Endast olästa” få upp alla dina olästa meddelanden
Numera kan du klicka i en knapp högst upp i din aktivtetsfeed i Teams för att enbart få upp dina olästa meddelanden. Denna panel får du även upp genom att skriva /oläst i sök-fältet och sedan klicka på Enter-tangenten. På detta sätt får du en bra överblick över vad du behöver hantera och slipper skanna igenom alla olika ytor i Teams.
5. Dölj kanaler som inte är av värde för dig
Alla kanaler i de Team du är medlem i är nödvändigtvis inte lika viktiga för dig. Du kan dölja de kanaler som inte berör dig i ett visst team genom att högerklicka på kanalen, välja de tre prickarna och sedan välja Dölj i menyn. Skulle kanalen bli användbar för dig senare går du bara längst ner i teamet, klicka på Se alla kanaler och sedan på Visa bredvid den kanal du åter vill göra synlig. På detta sätt begränsar du antalet informationskällor i Teams, och skräddarsyr din miljö efter just dina behov.
6. Fäst chattar och kanaler
De chattar och kanaler som du är mest aktiv i kan du fästa högst upp i din teamsmiljö. Då kommer du snabbt åt dem och slipper skrolla igenom ett stort flöde varje gång. Klicka på de tre prickarna som dyker upp när du för musen över höger kant på en chatt. I menyn väljer du Fäst. På liknande sätt gör du i fliken Team. Gå till den kanal du vill fästa, klicka på de tre prickarna och välj Fäst i menyraden. Nu kommer just denna kanal att lägga sig högst upp i din lista av team.
7. Sätt ett veckotema i din kalender
Med ett veckotema synligt högst upp i din kalender blir du kontinuerligt påmind om din viktigaste uppgift för veckan. Trots att andra saker pockar på kan du hela tiden komma tillbaka till att det är det här temat som du har bestämt som särskilt viktigt för dig. Det kan vara en större arbetsuppgift eller en inriktning mot något. För att sätta ett veckotema lägger du helt enkelt in ett möte i din egen kalender som du låter löpa från måndag till fredag. Välj Visa som tillgänglig för att ditt veckotema inte ska påverka din Teams-status.
