Microsoft 365 Copilot
Vinge har i samarbete med Xenit genomfört en pilot av Microsoft 365 Copilot. Projektet fokuserade på att utforska möjligheter och utmaningar med verktyget för att effektivisera arbetsvardagen och förstå de juridiska utmaningarna som kan uppstå när dataflöden tar nya vägar.
Vinge, i balanserad framkant
Advokatfirman Vinge är en av Nordens ledande advokatbyråer med omkring 500 medarbetare i Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg och Bryssel. Tillsammans med sina kunder och partners skapar de framgång genom långsiktig hållbar affärsjuridisk rådgivning.
Genom årtiondena har Vinge legat i framkant, sett möjligheter och bidragit till näringslivets utveckling. Vinges IT-avdelning är inget undantag och när den generativa AI boomen svepte över världen var de tillsammans med ledningen snabba på bollen med att undersöka möjligheterna med generativ AI och dess betydelse såväl internt som för sina kunder. En av utmaningarna med att vara en nytänkande advokatbyrå är att det alltid gäller att genomföra förändringar med både eftertanke och kontroll.
Microsoft 365 Copilot pilot
Vinge har flera pågående AI initiativ både internt och externt. Bland annat har de tillsammans med Xenit genomför en pilot av Microsoft 365 Copilot, ett produktionsverktyg som ska hjälpa användaren att arbeta smartare i program som Word, Excel, Powerpoint, Outlook och Teams. Copilot sammanför styrkorna hos stora språkmodeller med Microsoft 365-apparna och användarens egna företagsdata i Microsoft Graph och kan på så sätt ge användaren relevanta rekommendationer och förslag anpassat till just dennes jobbkontext.
– Målet med piloten var att förstå verktyget, dess potential och utmaningar samt att få en tydlig bild över hur verktyget kan bidra till att effektivisera arbetsvardagen. Samtidigt var det ett sätt att själva vara tidiga med att skapa oss egen erfarenhet för att kunna ge bättre rådgivning gällande AI, Copilot och hur de påverkar organisationers compliance. Vi behövde förstå vilka utmaningar som kan uppstå när dataflöden tar nya vägar, säger Ann-Marie Ovin, CIO på Vinge.
Ett samspel mellan kultur, organisation och teknik
Detta projekt är ett bra exempel på när teknik, människa och organisation måste jobba i symbios. Förtjänstebolag är Microsoft 365 inte bara ett verktyg för administration utan även för produktion, produktion som genomförs av människorna i organisationen. Därför måste slutanvändarens perspektiv och de utmaningar som finns ha en central plats i projektet.
– Copilot är inte bara ett teknikprojekt utan ett organisationsprojekt. Copilot innebär ett nytt arbetssätt i verktyg många är vana vid att jobba i hela eller större delen av sitt yrkesliv. Att ändra sitt invanda arbetssätt görs inte på en dag och jag tror detta kommer bli större och svårare än vad många tror. I ett projekt som berör organisation och människor behöver det perspektivet vara lika mätbart och metodiskt som det tekniska, säger Ann-Marie Ovin.
Xenit har stöttat Vinge med både teknisk kompetens och med en produktivitetskonsult som strukturerat stöttat med förväntansbild, workshops, utbildning, user cases och enkäter för att analysera utfallet utifrån slutanvändarens perspektiv.
Samtidigt som vi noga bevakat slutanvändarens upplevelse och beteende är det viktigt att komma ihåg att en generativ AI assistent använder andra vägar för att hitta information än vad en vanlig slutanvändare gör.
– AI ställer nya krav på att ha ordning och reda på?sin data och sina behörigheter. Som advokatbyrå finns även ett ”snokningsförbud ”att ta hänsyn till. Det är en extra stor utmaning att säkerställa att AI assistenten inte snokar och presenterar information som inte slutanvändaren ska se, trots att hen har behörighet. Detta projekt har lärt oss mycket om datastruktur då Copilot kommer med ett ytterligare lager som innebär att organisationer kommer behöva ha än mer koll på sin data, fortsätter Ann-Marie Ovin, CIO på Vinge.
Lärdomar från att testa Microsoft 365 Copilot
Efter att projektet var klart hade Vinge nått sitt mål att förstå Microsoft 365 Copilot, dess styrkor, hur de kan effektivisera produktionen och samtidigt vilka utmaningar som finns med verktyget.
– Projektet har varit roligt, intressant och lärorikt. Den stora lärdomen är vikten av att jobba med samexistensen mellan människa och teknik samt att detta är en större förändringsresa än vad många kanske tror vid första anblick, säger Ann-Marie Ovin.
Vinge har en kunskapsdelande kultur och deras affärsjurister är vana vid att snabbt behöva skapa sig en spetskompetens inom en rad olika ämnen, och AI är inget undantag.
– Microsoft 365 Copilot piloten har ökat vår kollektiva kunskap och erfarenhet. Vi kan nu ge våra kunder ännu bättre rådgivning kring att implementera AI-verktyg, hur de påverkar dataflöden och vilka complianceutmaningar som kan uppstå, säger Ann-Marie Ovin.
Vinge är ett av de första bolagen i Sverige att testa Microsoft 365 Copilot och det finns alltid risker med att vara först på bollen, speciellt inom AI där det ibland kan finnas en övertro och framtidsentusiasm som inte alltid matchar var tekniken är idag. Trots detta har majoriteten av pilotdeltagarna varit positiva under projektets gång.
– Xenit har hjälpt oss mycket med förväntningshantering och detta tror jag har varit väldigt viktigt för våra medarbetare. Trots att vi är tidiga har majoriteten av deltagarna i piloten varit positiva till verktyget och svarat att de vill fortsätta jobba med det, säger Ann-Marie Ovin.
Hos Xenit finns ett äkta engagemang
Ann-Marie fortsätter att beskriva samarbetet med Xenit:
– Vi har haft ett nära och bra samarbete under många år och det finns ett etablerat förtroende för er kompetens. Hos Xenit finns ett äkta engagemang i kombination med professionalism och värme. Ni bryr er på riktigt och har en respekt för våra utmaningar och vår komplexitet. Ni är också snabba på bollen, ligger i framkant och är lösningsorienterade. Utan en så snabbfotad samarbetspartner hade vi inte kunnat genomföra projektet, avslutar Ann-Marie Ovin, CIO på Vinge.
